Comment la pandémie oblige les entreprises à réévaluer leurs pratiques de travail à distance et de continuité

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La stratégie de travail à domicile est une réponse valable et proportionnelle à une pandémie (et à de nombreux autres scénarios de reprise après sinistre). Le problème auquel de nombreuses entreprises sont confrontées est que, bien que certains employés puissent travailler et travaillent à domicile, la grande majorité des employés de bureau ne le sont pas, ne sont pas équipés pour et ne devraient peut-être pas t. Par conséquent, cette panacée perçue à la situation actuelle nécessite une réflexion plus approfondie et un examen pratique avant que les entreprises ne la déploient sur l'ensemble de leurs effectifs.

Pour plus 20 années, j'ai travaillé avec des milliers d'entreprises sur des plans de continuité du lieu de travail, et les 5 considérations clés suivantes doivent toujours être examinées :

Appareils et connectivité

Si vous êtes un utilisateur d'ordinateur portable , avec un forfait mobile et data de l'entreprise, vous êtes un utilisateur mobile et peut déjà travailler à domicile (ou nulle part). Si vous êtes un employé de bureau «classique», vous avez probablement un téléphone de bureau avec une extension standard ou DDI et un ordinateur de bureau – vous êtes pas installé pour travailler à domicile.

L'entreprise doit donc se demander si il est techniquement possible pour vous de travailler à domicile. Il existe quelques choix populaires:

i) Équiper les utilisateurs d'un ordinateur portable appartenant à l'entreprise, configuré par le service informatique

ii) Autoriser les utilisateurs à utiliser leurs propres appareils et à donner accès à un bureau virtuel

iii) Permettre aux utilisateurs d'utiliser leurs propres appareils pour se connecter à leur bureau de travail au bureau

iv) Permettre aux utilisateurs d'avoir des applications professionnelles installées directement sur leurs propres appareils (non recommandé)

Ceux-ci résolvent l'informatique mais pas le défi de connectivité réseau. Si vous avez un haut débit à domicile, il n'est pas déraisonnable de l'utiliser, avec un VPN d'entreprise . Si vous n'avez pas de haut débit, l'entreprise doit l'acheter ou équiper son personnel d'un dongle ou d'un téléphone MIFI 4G / 5G.

Cela nous amène à la question plus large des communications. Il existe d'excellents outils de collaboration et de messagerie (par exemple, Microsoft Teams ou Slack) qui incluent également la vidéoconférence pour fournir une interaction humaine importante. Cependant, pour les rôles destinés aux clients, vous devrez considérer comment les communications vocales peuvent être livrées à distance. Si les utilisateurs n'ont pas de mobile d'entreprise, ils peuvent utiliser un téléphone personnel ou un mobile personnel – mais cela entraîne des problèmes avec les factures pour les appels professionnels et la confidentialité des numéros personnels partagés avec les clients.

La meilleure solution consiste à utiliser un pour utiliser un «téléphone logiciel» VoIP basé sur le cloud utilisant Internet pour acheminer les appels. Les utilisateurs peuvent passer des appels sur leur ordinateur portable à distance en utilisant simplement un casque comme s'ils étaient au bureau. Ceux qui les ont utilisés auront connu la frustration d'appels parfois interrompus. Si les appels sont internes, c'est tolérable, mais pas pour les appels externes aux clients. En outre, le risque d'une voix sur Internet de mauvaise qualité augmentera en raison de l'utilisation supplémentaire du haut débit à domicile.

Applications

Si vous avez résolu tous les problèmes répertoriés ci-dessus, vous pouvez désormais utiliser un bureau et passer et recevoir des appels. Cependant, pouvez-vous faire tout ce dont vous avez besoin? De nombreuses entreprises utilisent Office 365 et donc les e-mails, les applications bureautiques et les documents partagés peuvent tous être accessible avec une connexion Internet.

Cependant, bon nombre d'entreprises utilisent encore des applications héritées. Celles-ci ne peuvent pas ou ne peuvent pas facilement être exécutées sur Internet et, par conséquent, les options détaillées ci-dessus nécessitent vraiment une réflexion. La connexion à distance à un PC de bureau qui peut exécuter l'application héritée peut être le seul moyen, mais vous avez ensuite un peu de préparation technique et de formation des utilisateurs pour prendre en compte vos plans de réponse.

Capacité WFH

Supposons que 10 – 20% du personnel travaille normalement à domicile. Vous êtes maintenant confronté à un scénario où il peut être 50% (en supposant que vous avez partager votre bureau entre les employés à domicile et les employés de bureau) ou 100% si un bureau a fermé. Votre technologie de travail à distance (routeurs, pare-feu, VPN) n'aura probablement pas été définie pour cette capacité. Votre organisation dispose-t-elle de l'infrastructure, de la bande passante réseau et des licences pour vous permettre de prendre en charge le nombre d'utilisateurs?

En dehors de la portée de votre entreprise, il y a celle des réseaux publics – Internet et mobile. Presque tous les réseaux de communication personnels et domestiques fonctionnent sur une base contestée. Nous partageons tous la capacité disponible. La meilleure façon de penser à cela est le trafic autoroutier aux heures de pointe où des charges de personnes allant dans la même direction en même temps créent des goulots d'étranglement. La vitesse et la qualité seront affectées si une grande partie de la population active utilise toutes les connexions haut débit mobile et domestique en même temps. Les choix antérieurs d'applications et de solutions vocales doivent donc tenir compte des besoins en bande passante et les minimiser autant que possible.

Environnement de travail

Vous vous souvenez peut-être du correspondant de la BBC dont le jeune enfant a joyeusement écrasé une interview en direct! Dans ce cas, il avait en fait un bureau où il travaillait à domicile. Beaucoup de travailleurs n’ont pas le luxe d’un bureau. Les jeunes travailleurs dans les grandes villes sont susceptibles de vivre dans des logements partagés.

Un conseil exécutif prenant des décisions sur le travail à domicile aura une perspective basée sur son propre environnement familial. Pour beaucoup, la réalité est très différente: travailler sur une table à manger, perché sur un dessus de cuisine ou travailler sur ses genoux sur un canapé. Ce sont OK pour les quelques heures de rattrapage par courrier électronique après le dîner, mais pas pour huit heures d'affilée pendant des semaines ou des mois.

Les entreprises ont une obligation de santé et de sécurité envers leur personnel, où que ce soit ils travaillent. Au bureau, le personnel peut avoir des chaises particulières, des dispositifs d'atténuation des RSI, des écrans anti-rayonnement, etc. La plupart du personnel sera accommodant à la maison, mais certains auront besoin d'aide, vous devriez donc envisager une simple auto-évaluation du travail à domicile.

Sécurité et confidentialité

Enfin, en supposant que tout ce qui précède peut être surmonté, il y a une question fondamentale à poser – sommes-nous autorisés à travailler à domicile? Depuis les dernières flambées pandémiques au milieu 00, nous ont eu des révisions fondamentales des réglementations sur la confidentialité des données (GDPR, PCI, etc.). Nous avons également appris de violations que les données sont soumises à la conformité et à la surveillance partout où elles vivent.

Le pire des cas serait un travailleur à domicile, utilisant son propre PC; propre mobile; travailler à partir d'un espace commun dans un appartement partagé; parler et accéder aux données de l'entreprise, personnelles et peut-être financières. Cette méthode de travail à domicile n'est tout simplement pas acceptable par rapport aux avantages.

Cela ne s'appliquera pas à tout le personnel, mais pour de nombreuses entreprises, elle met en évidence les problèmes potentiels et les autres méthodes possibles. considérée ou suspendue. Quelques conseils généraux pour la sécurité du travail à distance:

· Exiger des mots de passe pour tous les appareils

· Activer MFA pour toutes les applications

· Crypter tous les disques durs

· Verrouiller les appareils si un mot de passe incorrect est entré trop de fois

· Déconnecter ou verrouiller automatiquement les appareils après une période d'inactivité

· Activer les capacités de suppression ou d'effacement à distance

Le gouvernement prévoit la prochaine phase de sa réponse et les entreprises adoptent déjà leur Plans de continuité des activités. Alors que le travail à domicile est un chemin bien parcouru, la réalité pour beaucoup est que ce sera le diable dans les détails qui en fera une réalité – ou non.

Mike Osborne est président non exécutif de Barres de données

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 » Source (traduit de l'anglais) : Techradar

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